VẼ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

     
Flowchart là gì? 3 bước để vẽ giữ đồ quá trình nghiệp vụ cho bạn (Có lấy ví dụ minh hoạ) Bạn đã hiểu phương pháp vẽ một flowchart (lưu thiết bị quy trình) bằng phần mềm sao cho đúng luật lệ và dễ nắm bắt với bạn đọc xuất xắc chưa? khuyên bảo và ví dụ như minh hoạ dưới đây hoàn toàn có thể giúp đỡ bạn.

Flowchart là gì?

Một các bước nghiệp vụ là 1 trong những chuỗi những nhiệm vụ tái diễn theo sản phẩm công nghệ tự nhất quyết mà doanh nghiệp lớn cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.Bạn đang xem: Vẽ sơ đồ vật quy trình

Flowchart (hay hay được call là lưu vật dụng - sơ vật dụng quy trình), phương diện khác, là một trong phương tiện đồ vật hoạ trực quan lại hóa chuỗi trọng trách đó thành hình hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện đổi khác kết quả,...Bạn đã xem: cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Một số công dụng của flowchart đối với doanh nghiệp:

Là tài liệu không hề thiếu giúp nhân viên hiểu được giải pháp thức hoạt động của quy trình, nhất là nhân viên bắt đầu (có từng nào bước, cần sử dụng công cố gắng gì, cần hỗ trợ từ ai,...)

Nhìn vào quy trình quản lý và vận hành tiêu chuẩn, rất có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra

Làm phiên bản tham chiếu cho tái thi công quy trình. Hỗ trợ bằng phương pháp khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, rất có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại trừ hoặc cải tiến thêm

Bài viết này đã hướng dẫn chúng ta cách vẽ lưu lại đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 cách cụ thể, đồng thời đưa ra 3 ví dụ khiến cho bạn hình dung dễ hơn về kiểu cách các nhân tố trong quy trìnhđược phân tích và gửi vào lưu lại đồ.Bạn sẽ xem: biện pháp vẽ sơ đồ các bước sản xuất


*

Hướng dẫn chúng ta 3 bướcđểvẽflowchart (lưu thiết bị quy trình) mang lại doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá dễ dàng và đơn giản - chỉ cần vẽ lưuđồ với vài ba ba loại hình khối với mũi tên. Nhưng thực sự, để tạo được một flowchart chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong công ty thường có số lượng lớn cácquy trình links lại với nhau.

Bạn đang xem: Vẽ sơ đồ quy trình

Bước 1: ra quyết định xem chúng ta có thực sự cần có lưu đồ quá trình hay không

Tất nhiên, bài toán xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp các bạn thực sự cần tới nó nhằm tiếp tục vận động và/hoặc tăng trưởng tởm doanh, không ngừng mở rộng quy mô nhân sự,...

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn thống trị quy trình bằng... Miệng - nhân sự sẽ được mô tả và lý giải trực tiếp bởi lời nói. Cách làm này thực ra vẫn bao gồm thể vận động tốt ởcác đơn vị quy mô bé dại với một vàiquy trình đối kháng giản, lặp đi lặp lại.

Các doanh nghiệp tiến bộ thì không dừng ở đó.

Nếu bạn mong muốn "văn phiên bản hoá"trình tự quá trình thànhmột quá trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn hoài bão sẽ "số hoá" quá trình khi gia nhập vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thiệt kỹ phiên bản lưu vật dụng và các hướng dẫn liên quan.


*

Bước 2: tích lũy thông tin đúng đắn về cách quá trình hoạt động

Trừ khi bạn đó là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quá trình nghiệp vụ hàng ngày của doanh nghiệp, các bạn cần tìm hiểu đểbiết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽđược một lưu thứ quy trình chuẩn chỉnh xác.

Ngay cả khi tiến trình có vẻ đơn giản và dễ dàng hoặc thời gian ra mắt chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi cụ thể dù bé dại nhất đầy đủ cần vồ cập tới. Ví dụ:

Mục đích của quá trình này là gì? thương hiệu gọi đúng chuẩn của nó?

Quy trình này bao hàm bao nhiêu bước? tên thường gọi của quá trình là gì?

Ai là fan phụ trách cách này? Một bạn duy tốt nhất hay xoay theo từng người của đội nhóm?

Bước này còn có hướng dẫn mô tả ví dụ không? có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?

Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Trường hợp xảy ra khả năng A, tiến trình vẫn được không thay đổi như cũ chứ? vào trường hợp xẩy ra B, bao gồm phải cần trở lại bước trước đó và tái diễn một đoạn quy trình, hay đang dẫn sang một phần sau quy trình hoàn toàn khác?

Có sự kiện nào có thể khiến các bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?

Có khi nào ngay từ cách số 2 đã đã cho ra output thành công xuất sắc và hoàn thành quy trình? Hoặc bạn nhận biết input không đủ và các bước là thất bại?

Để thực thụ hiểu được sâu phía bên trong và toàn bộ khả năng hoàn toàn có thể xảy ra của một quy trình, hãy xem thêm ý kiến nhân viên cấp dưới trực tiếp làm cho việc trong đó. Bạn có thể lựa chọn cách đi tới chat chit với từng người, hoặc mở một cuộc họp bạn hữu và khích lệ họ share cùng nhau. Có thể nhân viên của công ty đã ấp ủ từ khóa lâu và đangsẵn sàng để nảy ra các phát minh thú vị.

Bước 3: bắt tay vào vẽ lưu trang bị quy trình

Khi bạn đã sở hữu trong tay đủ những thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng ban đầu “vẽ” lại chúng thành giữ đồ.

Dưới đó là các ký kết hiệu cơ phiên bản được phép tắc khi vẽ lưu lại đồ quy trình nghiệp vụ:


*

Ghi nhớ những ký hiệu sau khoản thời gian xây dựng cùng đọc - hiểu những flowchart

Với các ký hiệu thông thường đó, bạn cũng có thể vẽ lưu đồ vật quy trình cho bạn theo 3 bí quyết khác nhau:

Cách đồ vật nhất: Dùng cây bút và giấy:

Đây là cách dễ dàng nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây cây bút và bước đầu vẽ ra một phiên bản cứng của lưu giữ đồ. Chúng ta có thể dùng thêm thước kẻ nhằm sản phẩm bằng tay thủ công này trông gồm vẻ xinh xắn và trang trọng hơn.

Sau lúc vẽ, chúng ta có thể chụp ảnh lại nhằm lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một phiên bản cứng lưu giữ trong kho sau thời điểm photocopy ra với phân phân phát nó tới toàn bộ những bạn có tương quan trực tiếp tới tiến trình nghiệp vụ.

Cách sản phẩm hai: Dùng những công chũm để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị

Rất bao gồm thể, các bạn sẽ muốn giữ đồ của bản thân mình được vẽ dưới dạng phiên bản mềm nghệ thuật số. Điều này góp bạn dễ dãi hơn những trong việc tiến hành các chỉnh sửa, tàng trữ cũng như chia sẻ nó với nhân viên,...

Ở cường độ cơ bản, chúng ta cũng có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc những phần mềm xây đắp đồ họa chuyên được sự dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),... Cao cấp hơn, những công cụ cung ứng tạo sơ đồ trực tuyến như LucidCharts là 1 sự lựa chọn không tồi nếu bạn có nhu cầu sản phẩm đạt mức trình độ chuyên nghiệp hoặc công ty lớn có con số lớn giữ đồ cần xây dựng.

Cách sản phẩm ba: dùng phần mềm làm chủ quy trình nghiệp vụ (BPMS)

Chức năng của Phần mềm cai quản quy trình nhiệm vụ (BPMS) không hẳn là vẽ lưu lại đồ, nhưng mà chúng có thể tùy chỉnh cấu hình và tự động hóa mọi các bước nghiệp vụ.

Nếu bạn đang có file Excel mô tả công việc của quá trình và một vài nhiệm vụ vẫn thực hiện; thiệt tuyệt, chúng ta có thể upload trực tiếp lên hệ thống để hô đổi mới file đó thành quy trình tự động.

Xem thêm: Loạt Hình Ảnh Tuổi Thơ Đưa Ta Sống Lại Cùng Những Kí Ức Tươi Đẹp Nhất

Nếu bạn chỉ mới mường tượng ra quá trình trong đầu, không sao cả, hãy tiến hành theo hướng dẫn trên ứng dụng để xây dựng ra một sự auto hóa trả chỉnh.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được tế bào tả chi tiết với deadline, fan thực hiện, tín đồ phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file gắn thêm kèm,... Khi trách nhiệm đi đến cách nào thì hệ thống sẽ phun thông báo tự động cho bạn nhận việc. Không tồn tại độ trễ, không tồn tại sai sót tốt quên bài toán xảy ra, chú ý vào ứng dụng là ngay nhanh chóng thấy được quá trình của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ việc set up một lượt duy nhất cho từng quy trình, nhân viên cấp dưới và những đầu vấn đề cứ thế đuổi theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí là còn chẳng cần huấn luyện và đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu lại đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả tại phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ auto xử lý.

Giải pháp làm chủ và tự động hóa hoá các bước thutrang.edu.vn Workflow là “ứng cử viên sáng sủa giá” nếu như khách hàng đang muốn dùng thử một BPMS mang đến doanh nghiệp.

Video ra mắt tổng quan phần mềm làm chủ quy trình thutrang.edu.vn Workflow

Ví dụvề 3 giữ đồ các bước nghiệp vụ thông dụng trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể có vô số các bước nghiệp vụ, tương ứng với toàn bộ phòng ban/đội nhóm của Marketing, Sales, Hành bao gồm - Nhân sự, Sản phẩm, chăm sóc khách hàng,... Hoặc bất kể sự cộng tácnào đóng vai trò kết nối ở giữa.

Bài viết này sẽ lấy ví dụ như về 3 quy trình thân thuộc mà doanh nghiệp nào thì cũng cần.

1. Lưu đồ tiến trình onboarding nhân viên cấp dưới mới

Mọi nhân viên mới đều phải onboarding để hoàn toàn có thể làm quen với các bước và văn hoá doanh nghiệp, nhưng biện pháp triển khaiquy trình onboarding sinh sống mỗi chỗ là không giống nhau. Đây là các bước cơ bản:

Nhân viên mới ngừng hồ sơ sách vở và giấy tờ thủ tục pháp lý

Hồ sơ này trải qua quy trình phê ưng chuẩn của thành phần HR và cai quản cấp cao của công ty

Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của công ty

Nhân viên làm chủ tài nguyên nội cái bàn giao trang thiết bị làm việc, tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,...

Và phía trên làlưu đồ tiến trình onboarding:


*

Đọc chi tiết: hướng dẫn bạn cách triển khai quy trình onboarding cho nhân viên cấp dưới mới

2. Lưu giữ đồ các bước phê chăm chút công văn

Như bạn có thể đã biết, việc giao vận công văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt đòi hỏi độ cụ thể và độ đúng chuẩn cao. Chưa nói tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến cho chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc không để ý trong một cỗ ván thư nào đó.

Đây là các bước cơ bản chúng ta có thể dùng để xét duyệt những loại công văn, hồ sơ giấy tờ:

Công văn được gửi đi

Nếu công văn không được chấp thuận, quy trình bị huỷ bỏ

Nếu công văn được chấp thuận, chỉnh sửa theo yêu cầu

Lưu trữ công văn vào một thư mục được nguyên lý trước

Tự hễ gửi email xác thực xét duyệt thành công tới tín đồ gửi công văn

Và đây là lưu vật của tiến trình xét chăm nom công văn, làm hồ sơ giấy tờ:


*

Đọc đưa ra tiết: quy trình xử lý và lưu trữ công văn hoàn toàn có thể được tân tiến hoá như thế nào?

3. Lưu lại đồ quá trình ứng phó với việc cố vạc sinh

Doanh nghiệp nào cũng nên có một kế hoạch dự phòng cho những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh thành sự cố.

Mặc dù chúng ta có thể phần nào đoán được đông đảo điều chuẩn bị xảy ra, dẫu vậy một chiến lược về kiểu cách phản ứng giữa những tình huống vậy nên là cần thiết để nhân sự của chúng ta không hoảng loạn.

Lấy lấy ví dụ về quá trình xử lý một cuộc tiến công vào hệ thống an ninh mạng trong doanh nghiệp bạn:

Trường hợp cần thiết được report bởi một nhân viên cấp dưới công ty sau thời điểm phát hiện nay ra có một USB kỳ lạ đang cắn vào laptop của họ

Các hiểm họa được review bởi team an ninh. Nếu báo động sai hoặc vấn đề nhỏ dễ dàng giải quyết, quá trình kết thúc

Nếu đây là mối nạt doạ thực sự nguy hiểm, gửi e-mail khẩn cung cấp tới ban lãnh đạo công ty

Ban chỉ đạo và đội bình yên tổ chức cuộc họp khẩn cấp

Đề xuất chiến thuật và triển khai

Nếu giải pháp không hiệu quả, quay trở lại tổ chức một cuộc họp khác. Nếu có tác dụng như mong mỏi đợi, hoàn toàn quy trình.

Cùng coi lưu thứ của quy trình ứng phó với sự cố phát sinh:

Một số tiến trình nghiệp vụkhác hoàn toàn có thể bạn quan tâm:

Lời khuyên giành riêng cho bạn: vị sao buộc phải ngưng lấn dụng lưu giữ đồ với tận dụng kỹ năng hữu ích của phần mềm quản lý quy trình auto (BPMS)?

Dùthutrang.edu.vn Workflowchỉ new được triển khai gần bố tháng, Dermafirm đã nhận được thấy những chuyển biến đáng nhắc trong việc quản lýquy trình chăm lo khách hàng của nhà Kinh doanh và các bước nhập - xuất hàng ở trong phòng Kho vận.

(Anh Phạm trường Linh- giám đốc CTCP Labo de Dermafirm Việt Nam)

Trên thực tế, gây ra flowchart chỉ tạm dừng ở việc đưa tin các bước của tiến trình vào một bản vẽ để tàng trữ lại với truyền đạt cho các nhân viên mới. Còn công dụng triển khai tiến trình hằng ngày, theo dõi tiến độcũng như mau lẹ phát hiện sai sót để cách xử lý kịp thời, cụ thể lưu đồ chưa thể đáp ứng nhu cầu được.

Ví dụ, quý khách phàn nàn là 7 ngày rồi mà lại vẫn chưa nhận được bản cứng vừa lòng đồng để bước đầu triển khai dịch vụ. Lúc này bạn mới ngỡ ngàng bởi số lượng 7 ngày là quá thọ so với tiến độ kỳ vọng. Bạn cần thiết phải tìm kiếm ra“nút cổ chai” của các bước - địa điểm hợp đồng bị tắc nghẽn.

Xem thêm: Thành Phần Kinh Tế Nào Dưới Đây Có Vai Trò, Phát Huy Nhanh Tiềm Năng

Bạn chú ý vào giữ đồ, bao gồm 5 bước tất cả. Bây giờ bạn phải gọi mang đến tất thảy 5 ban ngành để hỏi xem chung cuộc hợp đồng đang chỗ nào và vấn đề xẩy ra là gì. Quá mất thời gian và công sức!

Còn bây giờ, với một phần mềm BPM điển ngoài ra thutrang.edu.vn Workflow, bạn cũng có thể làm đông đảo gì vào trường thích hợp này?

Khi có sự việc phát sinh, bạn không đề xuất lục lọi lưu giữ đồ để kiểm chứng, chỉ cần truy cập vào hệ thống phần mềm. Gõ mã đúng theo đồng vào thanh tìm kiếm kiếm, cùng kìa, các bạn thấy nhiệm vụđó hiện nay đang bị cảnh báo red color vì chậm chạp deadline. Chú ý vào đó, bạn biết ngay phù hợp đồng đã kết thúc bước thoả thuận điều khoản, nhưng hiện nay đang bị tắcở bước ký duyệt vì CEO - do nhân viên cấp dưới pháp chế phụ trách thực hiện.

Ngay bên dưới nhiệm vụđó, chúng ta có thể bình tag nhân viên cấp dưới pháp chế vào bình luận: “Chuyên mục: Tổng phù hợp